プライバシーと収納力を向上させた柔軟なオフィスへ
導入の背景・課題
会員の活動を支える中核となる同法人では、組織規模拡大に伴い、従来のオフィスレイアウトが以下の課題を生じさせていました。
- スペースと動線の課題:
壁や仕切りが多く、低頻度利用スペースやデッドスペースが存在。倉庫エリアへのアクセスも悪く、物の出し入れに時間を要し、業務効率を低下させていました。 - 来客対応におけるプライバシー課題:
事務エリアと来客対応エリアが不明確なため、機密情報を取り扱う際のプライバシー配慮が不足していました。 - 資料保管スペース不足:
業務資料の増加に対し、既存の収納スペースが不足し、オフィス内に資料が溢れていました。
導入プロセス
1. 現状分析と課題の明確化
お客様のオフィスの現状を調査し、ヒアリングを通じて、レイアウトの課題とニーズを明確化しました。特に、プライバシーへの配慮と資料保管スペースの不足が重要な課題として認識されました。
2. 課題解決に向けたレイアウトプランのご提案
スペース効率の最大化、変化への柔軟な対応を支援するオフィスレイアウトプランに加え、以下の点を重点的にご提案しました。
- 来客対応エリアと事務エリアの明確な分離
- 資料保管効率を向上させる移動書架の導入
3. 綿密な打ち合わせとプランの調整
ご提案プランに基づき、各職員との個別ヒアリングを重ね、細部にわたりプランを調整しました。プライバシー確保のためのローパーテーションの種類や配置、移動書架の設置場所や容量などを具体的に決定いたしました。
4. スムーズな施工と丁寧なアフターフォロー
お客様の業務への影響を最小限に抑えながら、迅速かつ丁寧に施工を実施いたしました。ローパーテーションの設置、移動書架の組み立てなども滞りなく完了しました。
導入効果
オフィスレイアウトの刷新と移動書架の導入により、同法人では以下の効果を実感されています。
- オフィススペースの有効活用:
デッドスペース削減と多目的スペース・集中ブースの設置により、オフィス全体の利用効率が向上。移動書架導入により、限られたスペースでの効率的な資料保管が可能になりました。 - 職員の移動効率向上: 動線の最適化と倉庫エリアへのアクセス改善により、物の出し入れや従業員の移動時間が短縮され、業務効率化につながりました。
- 来客対応におけるプライバシー向上:
来客対応エリアと事務エリアの物理的分離により、機密性の高い情報を取り扱う際のプライバシーが確保され、安心して業務に取り組めるようになりました。 - 職員の満足度とエンゲージメント向上:
効率的な働き方の実現、快適なオフィス環境、プライバシーへの配慮などが、職員のモチベーション向上につながりました。
今後の展望
今回のオフィスレイアウト変更と移動書架の導入を機に、同法人では更なる組織運営の効率化と、職員の働きがい向上を目指されています。弊社は引き続き、同法人のオフィスの最適化をサポートしてまいります。